Una técnica de dinamización de las reuniones: las reuniones delegadas. 29/10/2024
Técnica de las reuniones delegadas
¿Qué son?
Metodología que busca que quien tiene el rol de líder del equipo genere un espacio de decisión y confianza donde el equipo puede tomar las decisiones y el o la líder supervisa.
Se basa en la rotación de distintos roles en el transcurso de las reuniones
La única función que un líder no puede delegar realmente es justamente la suya, la de agente de decisión. Es responsable de las decisiones tomadas o no tomadas por su equipo y por cada una de las personas que lo conforman.
Los roles delgados
El primer rol delegado implica a todas las personas que conforman el equipo, es el rol de participante. Todos los miembros del equipo tienen el papel de participantes.
Además, se establecen los siguientes roles:
Moderador/a
Presionador/a para tomar decisiones
Controlador/a del tiempo
Las cosas que hacer
La idea es que todas las personas del equipo vayan pasando por todos los roles. Esto hace que aumenten la participación y el compromiso. La perspectiva que adquieren los y las miembros de la reunión por el hecho de realizar todos los roles es mucho más amplia y rica, lo que enriquece a las personas participantes, a sus relaciones interpersonales ya los resultados de la reunión.
Los beneficios de aplicar esta metodología comienzan a hacerse visibles en unos meses de su implantación.
Rol Moderador o facilitador
Es la persona que gestiona las intervenciones de los y las participantes y se asegura que todo el mundo participe, como si fuera un/a director/a de orquesta. Es importante que sepa gestionar la energía del grupo. Todo lo explicado en el módulo 4 sobre este rol aquí también es válido para definirlo.
Rol Presionador para tomar decisiones
Es la persona que se asegura de que durante la reunión se tomen decisiones. Si es necesario, puede intervenir para decir que no se están tomando decisiones.
Se asegura que no se pasa a otro tema hasta que haya tomado una decisión del tema que se está hablando.
Constante y activamente, durante toda la reunión, esta función provoca y después registra, las decisiones cuyo contenido es precisado por el equipo y sometido a una validación implícita por parte del líder.
Provocar decisiones consiste en regular y presionar estratégicamente al grupo a formular decisiones.
Ejemplo: Típicamente, las intervenciones para presionar a una decisión son:
· ¿Llegamos a una decisión?
· ¿Podrían reformular lo que se acaba de decir en forma de decisión?
· ¿Y si dejáramos que «X» formulara su propuesta de decisión?
· ¿No ha llegado el momento de tomar una decisión?
· ¡Estamos cambiando de tema sin haber tomado una decisión!
Quien presiona las decisiones garantiza además que el conjunto del equipo se mantendrá centrado en su función más importante: tomar decisiones. Es conveniente que estas últimas estén claramente formuladas y sean medibles, que los plazos estén bien definidos y que la persona que hace de piloto o responsable del seguimiento de cada decisión sea elegida explícitamente.
Observe que quien presiona la decisión no es responsable de la formulación de las decisiones. Se asegura con insistencia que el equipo permanezca centrado en esta función primordial, pero procura no sentirse acosado por el contenido. Claramente, quien presiona la decisión garantiza que el equipo defina claramente la acción a emprender, los plazos de puesta en práctica y las responsabilidades de seguimiento.
Registrar las decisiones. La segunda función de quien presiona las decisiones consiste en escribir y de la forma más explícita posible, las decisiones tomadas por el equipo.
Hacia el final de la reunión, si no se han tomado decisiones, debe intensificarse la presión. Como si fuera un/a notario/a, registra por escrito las decisiones tomadas en la reunión, las acciones que se han acordado, las personas responsables de su ejecución y los plazos. Después de la reunión, hará llegar esta información a todo el que haya participado de la reunión.
Rol Controlador del tiempo, marcador del ritmo
Su única función es recordarle al equipo el tiempo que se lleva de reunión y el tiempo que falta. Por eso, es necesario que antes de empezar una reunión, se pacte la duración y la hora de finalización.
Es conveniente que avise a la mitad del tiempo, cuando falten 10 minutos y cuando falten 5 minutos.
Interviene cuando ya ha terminado la reunión. Su función es dar feedback: primero a las personas que han asumido los roles y después al resto de participantes.
No juzga ni entra en el contenido de las decisiones que se han tomado, simplemente constata lo observado durante la reunión.
Su función es muy importante, puesto que el propósito es mejorar la eficacia de esta metodología.
Ejemplo:
Típicamente, esto consiste en anunciar de forma regular, claramente y en el grupo, el tiempo que ha transcurrido y lo que queda en el contrato de trabajo colectivo. «Hemos utilizado diez de los cuarenta minutos disponibles, quedan treinta»; después, más tarde, «utilizamos veinte minutos, estamos a mitad del tiempo», etc. Es importante recordar que quien marca el ritmo no es responsable del mantenimiento de los plazos del equipo.
Tampoco define el tiempo que no puede conceder ni puede obligar al equipo a interrumpir su trabajo si el tiempo no se ha respetado. Esta última responsabilidad incumbe al conjunto de participantes de la reunión, al agente de decisión, llegado el caso.
Si casualmente el equipo supera el tiempo concedido, este rol consiste en anunciar claramente y de la misma forma, «hemos superado el tiempo concedido en cinco minutos». El ritmo de anuncios debe ser igual para toda la secuencia, y en ningún caso demasiado largo. Es preferible que el ritmo de anuncios nunca supere los diez minutos. Esta función permite a todo el equipo estar totalmente centrado en el tema durante toda la secuencia de trabajo y evitar así las pérdidas de tiempo al principio ya la mitad, provocando una presión de producción, una debacle e incluso una prolongación al final.
Rol Quien construye las cosas que hacer
Refleja las acciones y las decisiones tomadas por el equipo
Se encarga de tomar nota, de forma clara las acciones a realizar. Cuando lo hace contesta a las preguntas: “Qué”: Qué hacer o entregar
"Quién": qué persona lidera o cuál/se lo hará
“Cómo”: qué requisitos de proceso habrá que tener en cuenta
“Cuándo”: en qué fecha
Atención: no es la responsable del seguimiento de las acciones acordadas, ni toma decisiones ni las transcribe sin consultar a los participantes de la reunión.
¿Qué son?
Metodología que busca que quien tiene el rol de líder del equipo genere un espacio de decisión y confianza donde el equipo puede tomar las decisiones y el o la líder supervisa.
Se basa en la rotación de distintos roles en el transcurso de las reuniones
La única función que un líder no puede delegar realmente es justamente la suya, la de agente de decisión. Es responsable de las decisiones tomadas o no tomadas por su equipo y por cada una de las personas que lo conforman.
Los roles delgados
El primer rol delegado implica a todas las personas que conforman el equipo, es el rol de participante. Todos los miembros del equipo tienen el papel de participantes.
Además, se establecen los siguientes roles:
Moderador/a
Presionador/a para tomar decisiones
Controlador/a del tiempo
Las cosas que hacer
La idea es que todas las personas del equipo vayan pasando por todos los roles. Esto hace que aumenten la participación y el compromiso. La perspectiva que adquieren los y las miembros de la reunión por el hecho de realizar todos los roles es mucho más amplia y rica, lo que enriquece a las personas participantes, a sus relaciones interpersonales ya los resultados de la reunión.
Los beneficios de aplicar esta metodología comienzan a hacerse visibles en unos meses de su implantación.
Rol Moderador o facilitador
Es la persona que gestiona las intervenciones de los y las participantes y se asegura que todo el mundo participe, como si fuera un/a director/a de orquesta. Es importante que sepa gestionar la energía del grupo. Todo lo explicado en el módulo 4 sobre este rol aquí también es válido para definirlo.
Rol Presionador para tomar decisiones
Es la persona que se asegura de que durante la reunión se tomen decisiones. Si es necesario, puede intervenir para decir que no se están tomando decisiones.
Se asegura que no se pasa a otro tema hasta que haya tomado una decisión del tema que se está hablando.
Constante y activamente, durante toda la reunión, esta función provoca y después registra, las decisiones cuyo contenido es precisado por el equipo y sometido a una validación implícita por parte del líder.
Provocar decisiones consiste en regular y presionar estratégicamente al grupo a formular decisiones.
Ejemplo: Típicamente, las intervenciones para presionar a una decisión son:
· ¿Llegamos a una decisión?
· ¿Podrían reformular lo que se acaba de decir en forma de decisión?
· ¿Y si dejáramos que «X» formulara su propuesta de decisión?
· ¿No ha llegado el momento de tomar una decisión?
· ¡Estamos cambiando de tema sin haber tomado una decisión!
Quien presiona las decisiones garantiza además que el conjunto del equipo se mantendrá centrado en su función más importante: tomar decisiones. Es conveniente que estas últimas estén claramente formuladas y sean medibles, que los plazos estén bien definidos y que la persona que hace de piloto o responsable del seguimiento de cada decisión sea elegida explícitamente.
Observe que quien presiona la decisión no es responsable de la formulación de las decisiones. Se asegura con insistencia que el equipo permanezca centrado en esta función primordial, pero procura no sentirse acosado por el contenido. Claramente, quien presiona la decisión garantiza que el equipo defina claramente la acción a emprender, los plazos de puesta en práctica y las responsabilidades de seguimiento.
Registrar las decisiones. La segunda función de quien presiona las decisiones consiste en escribir y de la forma más explícita posible, las decisiones tomadas por el equipo.
Hacia el final de la reunión, si no se han tomado decisiones, debe intensificarse la presión. Como si fuera un/a notario/a, registra por escrito las decisiones tomadas en la reunión, las acciones que se han acordado, las personas responsables de su ejecución y los plazos. Después de la reunión, hará llegar esta información a todo el que haya participado de la reunión.
Rol Controlador del tiempo, marcador del ritmo
Su única función es recordarle al equipo el tiempo que se lleva de reunión y el tiempo que falta. Por eso, es necesario que antes de empezar una reunión, se pacte la duración y la hora de finalización.
Es conveniente que avise a la mitad del tiempo, cuando falten 10 minutos y cuando falten 5 minutos.
Interviene cuando ya ha terminado la reunión. Su función es dar feedback: primero a las personas que han asumido los roles y después al resto de participantes.
No juzga ni entra en el contenido de las decisiones que se han tomado, simplemente constata lo observado durante la reunión.
Su función es muy importante, puesto que el propósito es mejorar la eficacia de esta metodología.
Ejemplo:
Típicamente, esto consiste en anunciar de forma regular, claramente y en el grupo, el tiempo que ha transcurrido y lo que queda en el contrato de trabajo colectivo. «Hemos utilizado diez de los cuarenta minutos disponibles, quedan treinta»; después, más tarde, «utilizamos veinte minutos, estamos a mitad del tiempo», etc. Es importante recordar que quien marca el ritmo no es responsable del mantenimiento de los plazos del equipo.
Tampoco define el tiempo que no puede conceder ni puede obligar al equipo a interrumpir su trabajo si el tiempo no se ha respetado. Esta última responsabilidad incumbe al conjunto de participantes de la reunión, al agente de decisión, llegado el caso.
Si casualmente el equipo supera el tiempo concedido, este rol consiste en anunciar claramente y de la misma forma, «hemos superado el tiempo concedido en cinco minutos». El ritmo de anuncios debe ser igual para toda la secuencia, y en ningún caso demasiado largo. Es preferible que el ritmo de anuncios nunca supere los diez minutos. Esta función permite a todo el equipo estar totalmente centrado en el tema durante toda la secuencia de trabajo y evitar así las pérdidas de tiempo al principio ya la mitad, provocando una presión de producción, una debacle e incluso una prolongación al final.
Rol Quien construye las cosas que hacer
Refleja las acciones y las decisiones tomadas por el equipo
Se encarga de tomar nota, de forma clara las acciones a realizar. Cuando lo hace contesta a las preguntas: “Qué”: Qué hacer o entregar
"Quién": qué persona lidera o cuál/se lo hará
“Cómo”: qué requisitos de proceso habrá que tener en cuenta
“Cuándo”: en qué fecha
Atención: no es la responsable del seguimiento de las acciones acordadas, ni toma decisiones ni las transcribe sin consultar a los participantes de la reunión.