¿Todas las reuniones son iguales? 30/04/2025
CONVENIENCIA DE UNA REUNIÓN
Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta en el momento de convocarlas o prepararlas, los elementos o variables que intervienen. Su interacción dará lugar a varios tipos de reuniones según su modalidad, duración y número de personas.
LOS OBJETIVOS DE UNA REUNIÓN PUEDEN SER:
Dar instrucciones a un equipo
Definir los objetivos del grupo (empresa, división...)
Intercambiar información
Analizar problemas o resolverlos
«Vender» una idea, un programa, una decisión...
Llegar a un compromiso
Comunicar, intercambiar información
Negociar
Favorecer un proceso creativo
Fomentar el espíritu de equipo
Establecer un proceso
Respetar razones legales
Tomar decisiones
UNA REUNIÓN ES VALIOSA SI CONTEMPLA DOS FACTORES:
Comunicación entre los y las asistentes a la reunión
Eficiencia en tiempo y en esfuerzo
NO SE CONVOCA NUNCA UNA REUNIÓN CUANDO:
• Se desconoce un propósito específico.
• Existe otra forma de conseguir el mismo resultado.
• Falta tiempo para conseguir la información necesaria o para realizar una adecuada preparación.
• Faltan algunas personas clave para la reunión.
• Evitar que las reuniones se utilicen como excusa para no asumir la responsabilidad que corresponde a cada uno.
¿CUÁNDO SI SE DEBE CONVOCAR UNA REUNIÓN?
Una reunión debe tener un objetivo concreto. Antes de convocarla, cabe preguntarse qué quieres conseguir y qué probabilidad debe hacerlo. Quizás decidas terminar la reunión antes de convocarla.
Si eres la persona responsable de hacerlo, replanteado convocarlo cuando:
• No haya un objetivo concreto
• Hay otra forma –y quizá más económica- de conseguir lo mismo
• Falte tiempo para conseguir la información necesaria o prepararla adecuadamente
• No pueda participar alguna de las personas clave
Cabe recordar tres principios sencillos pero indiscutibles:
• Una persona sola toma algún tipo de decisiones mejor que un comité
• A los directivos y directivas se les paga, entre otras cosas, por decidir y por asumir el riesgo de equivocarse
• Una reunión es potencialmente útil, pero muy vulnerable por su propia complejidad
En consecuencia, es necesario reflexionar sobre la posibilidad de resolver personalmente los propios problemas antes de llevarlos a los demás.
Alternativas a determinadas reuniones:
• Resolver problemas o tomar decisiones uno/a mismo/a
• Facilitar información escrita
• Consultas telefónicas o por e-mail
• Mini-reuniones parciales
TIPO DE REUNIONES
Lo primero es convocar reuniones que sean estrictamente necesarias. Una reunión siempre tiene un alto coste, aunque sólo sea por lo que vale el tiempo de sus participantes. Y no siempre es el mejor medio para conseguir los objetivos deseados. De modo que es necesario estar seguro de que la reunión en cuestión es la mejor manera de conseguir lo que se quiere.
Por el alcance de las personas participantes, hay dos tipos de reuniones: las que se realizan en las organizaciones y sólo con trabajadores/as propios/as; y las mixtas, como pueden ser las de organización con otros departamentos o proveedores/as. Estas últimas tienen normalmente un carácter muy distinto por sus objetivos, su ambiente y la formalidad que adquieren. Pero, sobre todo, por no tener más de un líder, sino al menos dos, lo que provoca una dinámica muy diferente.
Por su frecuencia y naturaleza, dentro de una organización hay tres tipos de reuniones:
1. Operativa
2. Táctica
3. Estratégica
Sea como fuere, una reunión eficaz es una herramienta fantástica de buena dirección. En el momento y lugar adecuados, con la duración adecuada y las personas asistentes adecuadas, una reunión es una herramienta muy potente. El éxito y el fracaso de una reunión se decide con frecuencia mucho antes de que comience.
Reuniones operativas
Su finalidad es dar instrucciones a un equipo. Si son reuniones diarias es suficiente con una duración de cinco minutos y de diez o quince si la frecuencia es semanal. Unas y otras son necesarias cuando existen suficientes incidentes o imprevistos, o cuando sea recomendable que cada miembro del equipo sepa lo que hace el resto. Pero son innecesarias si los incidentes o imprevistos son escasos y las responsabilidades están bien definidas desde el principio. Si duran poco es buena idea que se hagan de pie.
Reuniones tácticas
Son las más frecuentes. Responden a nuevos planteamientos oa la resolución de problemas o conflictos
Reuniones estratégicas
Son reuniones de alta dirección. Las hacen los y las responsables de establecer la estrategia de la organización. Se realizan algunas veces al año, cuando la situación obliga a revisar la ruta. Pueden durar mucho, desde medio día hasta un fin de semana, y es mejor que se echen de las oficinas, para mantener la privacidad y alejar la reunión del día a día.
Las reuniones de creatividad o de formación se asemejan por su desarrollo pero tienen objetivos propios.
Las personas responsables de las reuniones deben tener en cuenta en el momento de convocarlas o prepararlas, los elementos o variables que intervienen. Su interacción dará lugar a varios tipos de reuniones según su modalidad, duración y número de personas.
LOS OBJETIVOS DE UNA REUNIÓN PUEDEN SER:
Dar instrucciones a un equipo
Definir los objetivos del grupo (empresa, división...)
Intercambiar información
Analizar problemas o resolverlos
«Vender» una idea, un programa, una decisión...
Llegar a un compromiso
Comunicar, intercambiar información
Negociar
Favorecer un proceso creativo
Fomentar el espíritu de equipo
Establecer un proceso
Respetar razones legales
Tomar decisiones
UNA REUNIÓN ES VALIOSA SI CONTEMPLA DOS FACTORES:
Comunicación entre los y las asistentes a la reunión
Eficiencia en tiempo y en esfuerzo
NO SE CONVOCA NUNCA UNA REUNIÓN CUANDO:
• Se desconoce un propósito específico.
• Existe otra forma de conseguir el mismo resultado.
• Falta tiempo para conseguir la información necesaria o para realizar una adecuada preparación.
• Faltan algunas personas clave para la reunión.
• Evitar que las reuniones se utilicen como excusa para no asumir la responsabilidad que corresponde a cada uno.
¿CUÁNDO SI SE DEBE CONVOCAR UNA REUNIÓN?
Una reunión debe tener un objetivo concreto. Antes de convocarla, cabe preguntarse qué quieres conseguir y qué probabilidad debe hacerlo. Quizás decidas terminar la reunión antes de convocarla.
Si eres la persona responsable de hacerlo, replanteado convocarlo cuando:
• No haya un objetivo concreto
• Hay otra forma –y quizá más económica- de conseguir lo mismo
• Falte tiempo para conseguir la información necesaria o prepararla adecuadamente
• No pueda participar alguna de las personas clave
Cabe recordar tres principios sencillos pero indiscutibles:
• Una persona sola toma algún tipo de decisiones mejor que un comité
• A los directivos y directivas se les paga, entre otras cosas, por decidir y por asumir el riesgo de equivocarse
• Una reunión es potencialmente útil, pero muy vulnerable por su propia complejidad
En consecuencia, es necesario reflexionar sobre la posibilidad de resolver personalmente los propios problemas antes de llevarlos a los demás.
Alternativas a determinadas reuniones:
• Resolver problemas o tomar decisiones uno/a mismo/a
• Facilitar información escrita
• Consultas telefónicas o por e-mail
• Mini-reuniones parciales
TIPO DE REUNIONES
Lo primero es convocar reuniones que sean estrictamente necesarias. Una reunión siempre tiene un alto coste, aunque sólo sea por lo que vale el tiempo de sus participantes. Y no siempre es el mejor medio para conseguir los objetivos deseados. De modo que es necesario estar seguro de que la reunión en cuestión es la mejor manera de conseguir lo que se quiere.
Por el alcance de las personas participantes, hay dos tipos de reuniones: las que se realizan en las organizaciones y sólo con trabajadores/as propios/as; y las mixtas, como pueden ser las de organización con otros departamentos o proveedores/as. Estas últimas tienen normalmente un carácter muy distinto por sus objetivos, su ambiente y la formalidad que adquieren. Pero, sobre todo, por no tener más de un líder, sino al menos dos, lo que provoca una dinámica muy diferente.
Por su frecuencia y naturaleza, dentro de una organización hay tres tipos de reuniones:
1. Operativa
2. Táctica
3. Estratégica
Sea como fuere, una reunión eficaz es una herramienta fantástica de buena dirección. En el momento y lugar adecuados, con la duración adecuada y las personas asistentes adecuadas, una reunión es una herramienta muy potente. El éxito y el fracaso de una reunión se decide con frecuencia mucho antes de que comience.
Reuniones operativas
Su finalidad es dar instrucciones a un equipo. Si son reuniones diarias es suficiente con una duración de cinco minutos y de diez o quince si la frecuencia es semanal. Unas y otras son necesarias cuando existen suficientes incidentes o imprevistos, o cuando sea recomendable que cada miembro del equipo sepa lo que hace el resto. Pero son innecesarias si los incidentes o imprevistos son escasos y las responsabilidades están bien definidas desde el principio. Si duran poco es buena idea que se hagan de pie.
Reuniones tácticas
Son las más frecuentes. Responden a nuevos planteamientos oa la resolución de problemas o conflictos
Reuniones estratégicas
Son reuniones de alta dirección. Las hacen los y las responsables de establecer la estrategia de la organización. Se realizan algunas veces al año, cuando la situación obliga a revisar la ruta. Pueden durar mucho, desde medio día hasta un fin de semana, y es mejor que se echen de las oficinas, para mantener la privacidad y alejar la reunión del día a día.
Las reuniones de creatividad o de formación se asemejan por su desarrollo pero tienen objetivos propios.