• grupsural

PLANIFICACIÓ EFICAÇ DEL TEMPS, COM FER-HO, EFECTES I CARACTERÍSTIQUES



Per planificar entenem l’elaboració d’un projecte general per aconseguir els objectius marcats en un període de temps amb uns recursos concrets.

La planificació ha de ser tan àgil i flexible com ho permetin les activitats a realitzar i els objectius a assolir.

A l’hora d’elaborar el pla s’han de tenir en compte:

  • El Temps disponible.

  • Els Objectius que es desitgen assolir.

  • El Grau de dificultat de la tasca.

  • La Quantitat de treball a realitzar.

  • Les Possibilitats personals (voluntat, hàbit, actitud envers la tasca, dificultats, novetat,...).

  • El Grau de coneixement de la tasca.

  • No utilitzar més temps del que és necessari per a cada feina.

  • Dividir el temps per tasques col·locant les més difícils en hores de major rendiment.

No s’ha de confondre la planificació amb la programació.

Amb la planificació decidim que volem aconseguir i en quin espai de temps.

Amb la programació assignem un quantitat de temps a les tasques a realitzar per assolir el nostre objectiu.

Per tal de poder fer una bona planificació cal que pensi quins temes són urgents i/o importants

Urgència i importància

Cal aprendre a distingir entre aquells assumptes o tasques que són urgents d’aquelles altres que son importants.

-Importància: Nivell de contribució d’una tasca a la consecució d’objectius importants per al nostre lloc de treball.

-Urgència: Nivell de promptitud o immediatesa en la que s’ha de portar a terme una tasca.

Ambdós factors es poden combinar generant el següent quadre:


Faci un llistat de les tasques o assumptes urgents que es troba mes habitualment en la tasca diària o setmanal, determinant el nivell de freqüència en que succeeix i assignant-li i una categoria en funció de la combinació URGENCIA / IMPORTÀNCIA


És important prendre consciència de l'ús real del temps:

Planificar/descriure/revisar/replanificar

Realitzi un llistat de tasques habituals que podria portar a terme durant una jornada laboral o una setmana laboral


Analitza el temps real que vas utilitzar per la realització de les tasques, analitza respecte el que havies planificat i quantifica la desviació, després pren mesures de correcció en les teves decisions i reprograma i replanifica aprenen dels erros.


REPROGRAMACIÓ


EFECTES D’UNA BONA PLANIFICACIÓ:

Una bona planificació:

- Ajuda a preparar-se a temps, evitant l’acumulació de tasques a l’últim moment.

- Compromet amb uns objectius concrets.

- Obliga a una organització diaria, facilitant l’hàbit i la concentració.

- Evita la improvisació, en realitzar vàries coses a la vegada o saltar d’una activitat a una

altra sense control.

- Estalvia esforç i temps a l'adquirí l’hàbit de seguir un horari de treball regular.

- Condiciona a treballar a l’hora planejada, trencant amb la indecisió de quan realitzar les tasques que generen més dificultats o menys motivació.

CARACTERÍSTIQUES DE LA PLANIFICACIÓ:

Ha de ser Personal:

Cal conèixer als membres de l'equip, cal fer la planificació d’acord amb les característiques i capacitats personals dels membres de l'equip. Dependrà de la preparació, interessos, necessitats, ritme de treball, les característiques de la feina.

Ha de ser Realista:

És a dir, que es pugui portar a terme. Ha de ser ajustat a les nostres possibilitats reals, no a les il·lusions o desigs. S’ha de ser optimista, però no utòpic.

Ha de ser Flexible:

En un període de temps més o menys llarg solen sorgir imprevistos per la qual cosa no pot ser una programació rígida.

Ha de ser Rectificable:

Convé anar avaluant el desenvolupament o compliment de la programació. A vegades, després d’un temps, s’observa la impossibilitat de realitzar-la per no haver calculat bé les possibilitats. En aquest cas s’hauran de fer les correccions oportunes.


Grup Sural Consultors, SL                                           Tel. 93 891 5008  /  610 22 59 06                                                            grupsural@grupsural.com